為確保工程項(xiàng)目建設(shè)檔案資料安全,防止自然或人為等因素對(duì)檔案資料可能造成的損害,提高對(duì)各種險(xiǎn)情的應(yīng)急救援能力,達(dá)到快速有效救援,減少損失,切實(shí)維護(hù)檔案資料的實(shí)體安全。特制定本預(yù)案。但還需要知道一些理論知識(shí),下面福建威創(chuàng)信息科技公司將為大家介紹實(shí)現(xiàn)福州檔案實(shí)體安全認(rèn)證需要了解的智能管理知識(shí):
首先是檔案實(shí)體安全認(rèn)證的工作原則:
1、檔案優(yōu)先。面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí),要把保障檔案的安全作為自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù),限度地減少自然災(zāi)害對(duì)檔案材料的影響。
2、以防為主。把突發(fā)事件預(yù)防作為檔案館安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù),完善工作機(jī)制,強(qiáng)化安全管理,完善防范手段,建立安全預(yù)報(bào)機(jī)制,提高對(duì)自然災(zāi)害的緊急處置能力。
3、注重日常。要把檔案安全措施落實(shí)到日常工作中去,時(shí)刻保持警惕,杜絕人為原因造成的檔案資料缺失、破損等現(xiàn)象發(fā)生。
其次了解安全管理措施:
防盜:項(xiàng)目部實(shí)行封閉式管理,設(shè)有門衛(wèi),閑雜人員很少進(jìn)入項(xiàng)目部辦公區(qū);上班時(shí)間,檔案室有專職資料管理人員值班看護(hù),門窗完好;晚間有項(xiàng)目部保安負(fù)責(zé)巡邏保護(hù)。
防潮、防霉:檔案架采用金屬材質(zhì)的檔案柜,基本達(dá)到了防潮目的;定期保持通風(fēng)干燥,避免紙質(zhì)資料發(fā)酶。其他辦公室均采用木質(zhì)文件柜或金屬文件柜保存檔案。
防火:檔案室內(nèi)室內(nèi)、室外各設(shè)有滅火器1個(gè),并在明顯部位貼有“資料重地,禁止吸煙”的標(biāo)志。
防蟲鼠:項(xiàng)目部其他人員需要調(diào)取資料時(shí)要先向資料員進(jìn)行匯報(bào)并在資料調(diào)用表格上簽字備案。任何人離開檔案室時(shí)要確保沒有有蟲鼠進(jìn)入檔案室內(nèi)并關(guān)好門窗;另有后勤人員定期向檔案室噴灑防蟲蟻藥物。
檔案優(yōu)先。面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí),要把保障檔案的安全作為自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù),限度地減少自然災(zāi)害對(duì)檔案材料的影響。
對(duì)于目前檔案管理方面存在的問題,福建檔案館相關(guān)部門的工作人員總結(jié)道,以往的檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作,先分類、再裝訂,然后手工著錄,整個(gè)過程繁瑣低效,導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、不能及時(shí)整理歸檔,且盤點(diǎn)的時(shí)候一般只清點(diǎn)檔案袋的數(shù)量,不能反映內(nèi)部檔案真實(shí)的儲(chǔ)存信息。如果要拆開每個(gè)袋子進(jìn)行盤點(diǎn),那工作量十份龐大。而且,在檔案利用過程中,人工操作上的會(huì)有失誤,檔案存放順序被打亂,造成檔案存放無序,查找困難。
一旦檔案沒有按規(guī)定存放,查找起來就好比海底撈針,要將所有檔案篩選一遍,而且管理人員對(duì)儲(chǔ)存時(shí)間掌握很不準(zhǔn)確,很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存,形成大量冗余檔案,給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。